بسیاری از افرادی که قصد تحصیل در دانشگاه های خارج از کشور را دارند، باید با پروسه اخذ پذیرش تحصیلی از دانشگاه‌ها آشنایی داشته باشند. یکی از مراحل این پروسه، دریافت ایمیل با پاسخ مثبت از اساتید خارجی است.

یکی از موارد مهم در اخذ پذیرش تحصیلی دانشگاه‌های خارج از کشور ایمیل به اساتید خارجی است. شاید برایتان این سوال پیش بیاید که محتوای ایمیل شما باید چه باشد؟ در ایمیل باید به چه نکاتی توجه کنید؟ زبان نوشتاری باید چه زبانی باشد؟ عنوان ایمیل باید چه باشد؟ و …. این سوالات در هنگام ارسال ایمیل به اساتید خارجی برای هر فردی ممکن است پیش بیاید.

اگر به دنبال پاسخ این سوالات هستید، تا انتهای مقاله ما را همراهی کنید.  

بیشتر بخوانید:

• تحصیل در کانادا
• مهاجرت تحصیلی به کانادا
• اپلای کانادا
• ویزای تحصیلی کانادا

نکات مهم در ارسال ایمیل به استاد خارجی برای اپلای

ایمیل زدن به استاد برای اپلای یکی از مهمترین مراحل اخذ پذیرش است. برای ارسال ایمیل به اساتید خارجی باید نکات مهمی را رعایت کنید، رعایت این اصول و نکات علاوه بر دیده شدن ایمیل شما، تاثیر زیادی روی مخاطب دارد. این نکات مهم عبارتنداز:

عنوان ایمیل به استاد باید مناسب باشد

 یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در ایمیل به اساتید خارجی عنوان ایمیل است، آنچه در ایمیل به اساتید خارجی در وهله اول به چشم می‌آید، عنوان ایمیل شما است. معمولا اساتید دانشگاه به دلیل شغلی که دارند ایمیل‌های بسیاری از جانب دانشجویان دریافت می‌کنند. بسیاری از ایمیل‌ها به هیچ عنوان باز نمی‌شوند و همین موضوع می‌تواند دلیل بر عدم پاسخ اساتید به ایمیل دانشجویان باشد. سعی کنید عنوانی را انتخاب کنید که در حین برخورد با ایمیل توجه استاد را جلب کند. اگر برای اولین بار است که به استاد خود ایمیل می‌زنید و هدف از ایمیل شما پذیرش تحصیلی است، حتما از عبارت PROSPECTIVE STUDENT(دانشجو آینده) در ایمیل خود استفاده کنید. در اینصورت شانس بیشتری برای دیده شدن ایمیل شما وجود دارد.

نکات نگارشی را رعایت کنید

 شما در حال ارسال یک نامه رسمی به یک شخص هستید، پس بهتر است تمام نکات مربوط به نگارش را رعایت کنید. عدم رعایت نکات نگارشی در نامه ارسال شده نشان‌دهنده آن است که نویسندهی این نامه مهارت و تبحر لازم در نوشتن را ندارد.
بسیاری از اساتید رعایت نکات نگارشی و فرم رسمی نامه برایشان بسیار اهمیت دارد. از این رو به هیچ عنوان پاسخ نامه‌هایی را که از نظر نگارشی صحیح نباشند را نمی‌دهند.

از عبارت های مناسب برای پایان ایمیل استفاده کنید

 برای اینکه ایمیل شما پایان خوبی داشته باشد و بتواند تاثیر خوبی روی خواننده بگذارد، لازم است در پایان ایمیل خود از عبارت‌های مناسب استفاده کنید. در ادامه با چند نمونه این عبارات(انگلیسی)آشنا خواهید شد:

• I look forward to hearing back from you (soon). (I’m) looking forward to hearing from you (soon).
• Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable with you/ if that sounds okay/ if you could/ if you could help/ if you need an extension/ if you need to reschedule/ if… 

• if you have any (more) questions (about…)do not hesitate to ask
  …/ Any more Qs…

• I would be appreciated if you could review my documents

زمان مناسبی برای ارسال ایمیل در نظر داشته باشید

 برای ارسال ایمیل به اساتید خارجی بهترین و مناسب‌ترین زمان ممکن ماه فروردین(ماه مارچ) و اواخر مرداد ماه(ماه آگوست) است. اگر می‌خواهید در ترم پاییز مشغول به تحصیل شوید، بهترین زمان برای ارسال ایمیل فروردین ماه است و درصورتی که برای ترم زمستان قصد ادامه تحصیل دارید بهترین زمان برای ارسال ایمیل به اساتید خارجی اواخر مرداد ماه است.
برای ارسال ایمیل به اساتید خارجی توجه داشته باشید که وقت و زمان کافی را برای آن اختصاص دهید.

سایر نکات مهم

• به هیچ عنوان در روزهای تعطیل و غیر ساعات اداری ایمیل به اساتید خارجی نفرستید.
• بهترین ساعات برای ارسال ایمیل، ساعات ابتدایی روز است. بیشتر اساتید در این ساعات ایمیل خود را چک می‌کنند.
• در حین ارسال ایمیل به اساتید خارجی حتما به ساعت شهری که مقصد ایمیل شماست توجه کنید.

مدارک لازم برای اخذ ویزای تحصیلی کانادا چیست؟

اگر میخواهید ویزای تحصیلی کانادا ریجکت نشود باید مدارک کاملی داشته باشید. در این مقاله چک لیست کاملی از مدارک لازم برای ویزای تحصیلی کانادا آماده کرده ایم.

مطالعه مقاله

چطور درخواست پذیرش خود را در ایمیل بیان کنیم؟

برای نوشتن یک ایمیل رسمی و محترمانه به یک استاد خارجی بهتر است تمام نکات مربوطه را رعایت کنید. در اینصورت می‌توانید شانس بیشتری برای پذیرش داشته باشید. برای بیان درخواست پذیرش در دانشگاه مربوطه، لازم است به چند نکته توجه بیشتری کنید. نکاتی چون:

آغاز ایمیل با کلمات مودبانه

 توجه داشته باشید که در ابتدای ایمیل خود از کلمات مودبانه و محترمانه‌‌ای استفاده کنید. معمولا در ساختار ایمیل‌های رسمی از عباراتی مودبانه چون Dear Dr، Dear Prof، Respected Prof برای ابتدای و شروع ایمیل استفاده می‌کنند. در جملات آغازین و ابتدای ایمیل خود به چند نکته توجه داشته باشید:

• به هیچ عنوان از عبارات صبح بخیر، عصر بخیر و… استفاده نکنید.
• به هیچ عنوان فرد مخاطب خود را MR، MS، MSC خطاب نکنید.
• استفاده از عبارت‌های I hope you are having a great week، I hope you are doing well، I hope this email finds you well می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد.

• معرفی خود و توانایی‌هایتان

  بهتر است در پاراگراف اول ایمیل خودتان را معرفی کنید. در این بخش باید بیوگرافی خود را بنویسید و اینکه از کدام شهر و کشور ایمیل ارسال می‌کنید. برای جلب رضایت و توجه استاد، از توانایی‌ها و تجربیات خود به صورت کاملا خلاصه مطالبی را بیان کنید. سعی کنید پاراگراف اول خیلی طولانی و خسته کننده نباشد، در صورتی که مخاطب از خواندن پاراگراف اول خسته و نا امید شود به هیچ عنوان ایمیل شما را تا انتها نمی‌خواند.
  در پاراگراف اول و در بخش معرفی خود تمام نام مقالات و افتخاراتی که در سال‌های تحصیلی خود کسب کرده‌اید را به صورت خلاصه بیان کنید.
  برای شروع معرفی می‌توانید از جملات ساده‌ای چون:
  My name is …. And I am about to graduate with a Masters degree from university of استفاده کنید.

اشاره به تحقیقات و اطلاعات مربوط به استاد

 در پاراگراف دوم ایمیل خود باید بتوانید از توانایی‌ها و تحقیقات استاد صحبت کنید. دلایل انتخاب این استاد را به وضوح بیان کنید، این موضوع می‌تواند تاثیرگذاری بالایی داشته باشد. سعی کنید در این بخش ارتباط بین توانایی خودتان و استاد را به طور واضح بیان کنید، باید نشان دهید که درمورد این استاد قبلا تحقیق کرده‌اید و با مطالعات آن آشنایی دارید. می‌توانید این پارگراف را با جملاتی چون :
Your recent work and publication in … is really exiting or inspiring for me آغاز کنید.

پاسخ به ایمیل استاد خارجی باید چگونه باشد؟

بسیاری از اساتید خارجی فرصت مطالعه همه‌ی ایمیل‌های دریافتی را ندارند. پس اگر قصد ادامه تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور را دارید، بهتر است تنها به یک بار ارسال ایمیل بسنده نکنید. دانشجویانی بوده‌اند که بیش از 500 ایمیل به اساتید خارجی ارسال کرده‌اند اما تنها درصد کمی از آن‌ها پاسخ درست و مثبت گرفتند. پس بهتر است در این راه سخت‌کوشانه تلاش کنید و جا نزنید. معمولا زمانی که به استاد ایمیل می‌زنید با چند جواب متفاوت مواجه می‌شوید، این شرایط عبارتنداز:

عدم موافقت با پذیرش

 در دریافت جواب ایمیل، باید منتظر دریافت هرگونه پاسخی باشید. در بیشتر مواقع به دلیل کامل نبودن مدارک، پر بودن ظرفیت به دلیل شروع ترم تحصیلی در کانادا یا دیده نشدن ایمیل شما ممکن است از جانب استاد مربوطه پاسخ منفی دریافت کنید.
در اینصورت نا امید نشوید و برای ارسال پذیرش خود به یک استاد دیگر مراجعه کنید.

تقاضای اطلاعات بیشتر از شما

 گاهی ممکن است در بخشی از ایمیل ابهاماتی وجود داشته باشد، یا گاهی ممکن است استاد تمایل بیشتری برای آشنایی با دانشجو داشته باشد. در اینصورت می‌توان گفت که جواب استاد به ایمیل پذیرش شما مثبت است. بهتر است برای از دست ندادن موقعیت، با احترام اطلاعات خواسته شده را در اختیار استاد مربوطه قرار دهید.

درخواست مصاحبه

 درصورتی که استاد با ایمیل پذیرش شما موافقت کرده باشد، از شما درخواست یک مصاحبه آنلاین می‌کند. این موضوع می‌تواند برای فرد دانشجو کمی خوشحال کننده باشد.
تقریبا بیشتر اساتید خارجی برای پذیرش دانشجو، یک مصاحبه آنلاین خواهند داشت.

در صورت دریافت جواب مبهم

 درصورتی که از جانب استاد مربوطه جواب نامفهوم و مبهمی را دریافت کردید، بهتر است به یک استاد دیگری ایمیل خود را ارسال کنید. سعی کنید زمان را از دست ندهید، جواب مبهم نمی‌تواند نشان دهنده پاسخ مثبت استاد باشد.

چند نمونه متن ایمیل رسمی به اساتید دانشگاهی

در ادامه چند نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش به زبان انگلیسی جهت گرفتن ایده را بررسی میکنیم.

Subject: Request for MS or PhD Supervision or Request for MS or PhD Research Assistantship

Dear Professor______,

My name is (write your name) and I have completed (your degree title) from (Full university name) with (your CGPA, don’t mention CGPA if it’s low). Mention I got medals, certificates, and achievements if any.

(Write about Projects, internships, research or thesis) During my undergraduate or Masters’s studies, I have been engaged in a research project or have written any thesis (relevant to my expertise), include that. Moreover, I have done internships, research publications, current or previous work experience, or online courses.

I have visited your research articles and found my field of interest in your research area. I am very enthusiastic to conduct and pursue your research along with him. (Do mention the name of the Research Lab Name or website, Also mention the research topic or fields in which you are interested)

I have attached my CV /other required documents and I would be glad to hearing from you soon.

I am very thankful and looking forward to your positive response.

Best Regards,

Your name

Dear Professor

I successfully concluded my undergraduate studies in December 2015. I am applying to the PhD program in Computer Science at Carnegie Mellon University for Fall 2017.

I have already read your webpage and found my academic background and interests especially Databases close to your research activities. Thus, I am really eager to join your research group.

I have attached a copy of my CV for your consideration. I am very much appreciative for your time. Hope to hear from you as soon as possible.

Sincerely,

Dear Dr

I am a M.Sc. student of ** from **. I am pleased to say that I have visited your homepage and got some information about your interests especially **. Because of similar research interests I am encouraged to apply for the Graduate Program of ** University; indeed, it will be an honor for me to be associated with your team. 

I have attached a copy of my CV for your consideration. I would appreciate your kind reply about the possibility of further communication.

Best of Luck

کلام آخر

در این مقاله با نحوه ایمیل به اساتید خارجی آشنا شدید. نحوه ارسال ایمیل، محتوای ایمیل، رعایت اصول نگارشی و … می‌تواند به روی نتیجه نهایی و دیده شدن ایمیل شما تاثیر بسیاری داشته باشد. اگر خواهان ادامه تحصیل در کانادا هستید، بخش ایمیل به اساتید خارجی را به هیچ عنوان دست کم نگیرید.